В начале любого проекта по автоматизации бизнес-процессов стоит этап анализа и дизайна. На этой стадии команда заказчика и исполнителя погружается в специфику задачи: нужно перейти от общих и схематичных формулировок договора к конкретной и детальной функциональности будущего решения.
Зачастую заказчик хорошо понимает свою потребность на верхнем уровне, но недостаточно осознает ее в деталях. А качественная постановка задачи — это опора всей разработки.
Важно отметить, что даже когда в компании есть четкое представление о предмете улучшения, этот этап все равно критически важен. На поверку «очевидная задача» может обрасти массой подробностей, а «детальное ТЗ» окажется непонятным.
Если уже сформирован действительно хорошо проработанный запрос, то он поможет: анализ и дизайн пройдут быстрее и проще. Но нет смысла искать экономию насильно — этот этап нужен всегда.
Лучше забыть слово «очевидно» и не пытаться приукрасить действительность — рассказывать и показывать все как есть, в деталях. Рекомендуется привлекать в проект экспертов, которые лично заинтересованы в изменениях. Мотивированные сотрудники охотнее будут инвестировать свою энергию и время в проект, а затем смогут стать агентами изменений внутри компании.
В погоне за кастомизацией многие компании приходят к простому решению: «Чтобы система на 100% соответствовала нашему бизнесу, нужно написать ее с нуля». Это кульминация индивидуального подхода, но на практике она представляет собой другую крайность неэффективной цифровизации.
Разработка платформ автоматизации для своего бизнеса с нуля требует существенных инвестиций в работу IT-департаментов, их расширение, перестройку — и даже в этом случае подразделение останется всего лишь одним из отделов непрофильной компании.
Конечно, вы получите максимальный контроль над разработкой продукта и сможете быть уверены в стабильной поддержке своей системы, но, вероятнее всего, ваша команда будет уступать по ресурсам, возможностям и квалификации специалистам организаций, для которых настройка и запуск инструментов цифровизации — основная деятельность.
Практика показывает, что идеальный вариант — это выбор гибкой платформы и подрядчика, который разбирается в целевом бизнес-процессе, а не просто в автоматизации.
IT-департамент в этом случае берет на себя функции по разработке ТЗ и контролю над его выполнением. Перед разработкой стратегии цифровизации необходимо оценить состояние каждого департамента, каждой системы вашей организации. Первое, что необходимо искать, это «бутылочные горлышки»: «узкие места», из-за которых снижается результативность работы всей организации.
К примеру, рост и развитие компании «Балтика» (часть группы Carlsberg) привели к тому, что процессы формирования финансовых прогнозов перестали удовлетворять потребностям организации. Была задача повысить прозрачность и скорость создания и управления P&L, увеличить уровень детализации плана и повысить качество взаимодействия всех вовлеченных подразделений. В качестве инструмента для этих задач выбрали платформу интегрированного планирования Anaplan, которая позволяет автоматизировать и оптимизировать целевые процессы.
Платформа интегрированного финансового планирования позволила:
При разработке комплексной стратегии цифровизации стоит заранее позаботиться о том, чтобы в итоговой структуре компании не было «узких мест». Рекомендуем начинать либо с существующих «бутылочных горлышек», либо с наиболее перспективных технологий — такой подход обеспечивает максимальную отдачу от преобразований.
Ощутимая ценность для организации в результате автоматизации одного из основополагающих бизнес-процессов проявляется уже в первые полгода после запуска решения. Компания из примера достигла таких результатов:
Наиболее простой выбор в сфере цифровизации бизнеса — внедрение уже готовых систем, предлагаемых внешними подрядчиками. На рынке представлен широкий выбор стандартных BI-платформ, OLAP, SCADA.
Да, стандартная компоновка позволяет быстро развернуть систему и гарантирует ее качественную поддержку, но у таких решений есть один общий недостаток, который ставит их эффективность под вопрос: они заставляют компанию помещать свои бизнес-процессы в заранее заданные общие рамки, что снижает эффективность цифровизации.
У каждой организации есть свои уникальные особенности деятельности: бизнес-процессы, форматы взаимодействия с клиентами, ключевые факторы. Отразить все это в «коробочном» решении сложно, поэтому не решение будет подстраиваться под бизнес, а бизнесу придется подстраиваться под решение.
Чтобы избежать подобных сложностей, следует выбирать платформы — и подрядчиков в сфере цифровизации — которые предлагают достаточный уровень кастомизации решений под специфику бизнеса.
Чем более тесно взаимодействуют представители организации с подрядчиком, тем лучше. Каждое предложенное специалистами по цифровизации решение необходимо оценивать с практических позиций, через призму собственных бизнес-процессов и деятельности организации.
Очень важно, чтобы во внедрении инноваций участвовали и руководители компании, и ключевые специалисты: именно от вашей вовлеченности зависят итоговые результаты всего процесса.
Для организации такой работы идеально подходит agile-подход. В кейсе с «Балтикой» инициатором проекта выступила именно бизнес-команда, а не IT-подразделение — так в компании появился прецедент гибридного владения проектом и системой.
Такой подход обеспечивает исключительное понимание бизнес-задач на каждом этапе взаимодействия, позволяет сфокусироваться на скорейшем получении максимальной пользы от цифровизации и вовлекает команду заказчика в освоение новых возможностей еще до их непосредственной реализации.
Цифровые системы автоматизируют бизнес-процессы и упрощают работу, но в погоне за функционалом разработчики часто забывают, что пользователи системы не всегда имеют высокую квалификацию в управлении сложным ПО.
Сложное программирование, перегруженный интерфейс, неочевидный функционал — все это может серьезно затруднить получение результатов даже от самых мощных цифровых систем.
Гибкие, облачные платформы нового поколения, которые относятся к категории code-free (не требуют программирования) превосходят традиционные системы по скорости развертывания и могут развиваться силами внутренней команды без привлечения внешних консультантов.
Другой важный критерий для бизнес-пользователей — скорость создания и пересчета сценариев и возможность видеть результаты в реальном времени. Облачные платформы нового поколения, все данные которых находятся в оперативной памяти (архитектура данных in memory), способны производить моментальные расчеты в режиме online и поддерживать одновременную работу сотен пользователей — в отличие от традиционных IT-систем, в которых каждый новый расчет производится по требованию (triggered).
Современные бизнес-ориентированные платформы должны отвечать высоким требованиям пользовательского опыта (user experience): от удобного и интуитивно понятного визуального интерфейса самой платформы, возможностей взаимодействия между пользователями, не выходя из системы (например, с помощью встроенного чата) до возможности работать в платформе (как просматривать отчеты, так и вносить правки) на любом устройстве — компьютере, смартфоне или планшете — благодаря специальным приложениям платформ для iOS и Android.
Чтобы избежать возможных сложностей с адаптацией будущих пользователей платформы и дополнительных затрат на доработки после запуска, рекомендуем привлекать к тестированию системы людей, которые будут с ней работать. Добивайтесь упрощения интерфейсов и функций. Стоит сделать все, чтобы сотрудникам для начала использования новых систем хватило краткого обучения.
Ключевой фактор успеха цифровизации бизнеса — баланс между кастомизацией и стандартизацией решения, простотой ее эксплуатации и функционалом.
Менеджмент может сосредоточиться на анализе ситуации и принятии решений. А главный инструмент поиска этого баланса — работа гибридной команды, взаимодействие между заказчиком и подрядчиком. Отработав эту практику, компания сможет запускать проекты любой сложности и в любой области.
Чтобы добиться максимального эффекта от цифровизации бизнеса, следуйте пяти простым правилам:
Анна Рубан
Эксперт по финансам и автоматизации на базе платформы Anaplan в консалтинговой компании Advanced
Источник: RB.ru
